Respuesta corta: Recorre el edificio, mide cada área según su tipo y calcula las horas de trabajo con tasas de producción (pies cuadrados limpiados por hora) que hayas probado en tus propios trabajos. Multiplica las horas por las visitas al mes, suma la carga laboral, los insumos y los gastos fijos, y luego agrega tu margen. Pon todo en una propuesta por escrito con el alcance, el horario y los términos del contrato claros.
1. Filtra el prospecto antes de manejar
Un recorrido te cuesta tiempo. Haz unas preguntas primero:
- ¿Qué tipo de edificio es y más o menos qué tamaño tiene?
- ¿Cada cuánto quieren limpieza y en qué horario?
- ¿Quién limpia ahora y por qué buscan a alguien más?
- ¿Cuándo termina el contrato actual y quién toma la decisión?
- ¿Hay un alcance por escrito o una solicitud formal de propuestas (RFP)?
Si las respuestas no van con el tamaño de tu equipo o tu horario, está bien no participar.
2. Haz el recorrido
Lleva una rueda de medir o un medidor láser, una libreta o tableta y una cámara. Recorre cada cuarto que vas a limpiar, de preferencia con la persona que administra el lugar.
Qué anotar
- Tipos de piso: alfombra, vinil o VCT, loseta, concreto sellado, madera. Cada uno se limpia a distinta velocidad.
- Baños: cuenta inodoros, mingitorios, lavabos y cubículos. Aquí importan más los muebles que los pies cuadrados.
- Comedores y cocinas: electrodomésticos, fregaderos, mesas y si se incluyen los trastes.
- Desorden: los escritorios llenos de papeles tardan más en sacudirse que los despejados.
- Basura y reciclaje: cuántos botes hay y dónde está el contenedor.
- Acceso: llaves o códigos, alarmas, elevadores, estacionamiento y reglas fuera de horario.
- Insumos: dónde está el cuarto de limpieza, si tiene tarja y quién surte el papel y el jabón.
- Pedidos especiales: puertas de vidrio, sacudir en alto, cuidado de pisos como quitar y aplicar cera.
Pregunta qué no le gusta al cliente de su limpieza actual. Esas quejas te dicen qué resaltar en tu propuesta.
3. Mide los pies cuadrados por tipo de área
No te quedes solo con el total de pies cuadrados del contrato de renta. Divide el edificio en áreas, porque oficinas, baños y pasillos se limpian a distinto ritmo.
- Mide el largo y el ancho de cada cuarto y multiplícalos.
- Agrupa los resultados: oficinas privadas, oficina abierta, pasillos, baños, comedores, recepción, bodega.
- Anota las áreas que se limpian menos seguido, como salas de juntas que se usan una vez por semana.
4. Calcula la mano de obra con tasas de producción
Una tasa de producción es cuántos pies cuadrados limpia un limpiador en una hora en cierto tipo de espacio. Es la base de la mayoría de las propuestas comerciales. El método es sencillo:
- Para cada tipo de área, divide sus pies cuadrados entre tu tasa de producción. Eso te da las horas por visita.
- Suma el tiempo de las tareas fijas que no dependen de los pies cuadrados, como reponer insumos o llevar la basura al contenedor.
- Suma todas las áreas para tener el total de horas de trabajo por visita.
Hay guías de la industria que publican tasas, pero cambian mucho según la distribución del edificio, el desorden, el equipo y la experiencia del personal. Las mejores tasas son las que mides en tus propias cuentas. Empieza con números conservadores y ajusta conforme aprendes.
Ejemplo solo para ilustrar. Usa tus propias tasas probadas.
| Área | Pies cuadrados | Tasa de ejemplo (pies²/hora) | Horas por visita |
|---|---|---|---|
| Oficina abierta | 6,000 | 3,000 | 2.0 |
| Oficinas privadas | 1,500 | 1,500 | 1.0 |
| Baños (2) | 400 | 800 | 0.5 |
| Comedor y recepción | 1,100 | 2,200 | 0.5 |
| Tareas fijas | 0.5 | ||
| Total | 9,000 | 4.5 |
5. Toma en cuenta la frecuencia
Multiplica las horas por visita por las visitas al mes. Un edificio que se limpia cinco noches a la semana necesita muchas más horas que uno que se limpia dos veces. La limpieza diaria puede ser un poco más rápida por visita porque se junta menos suciedad; la menos frecuente puede tardar más por visita.
Muchos contratos mezclan frecuencias: la basura y los baños pueden ser diarios, aspirar todas las oficinas dos veces por semana y sacudir en alto una vez al mes. Ponle precio a cada tarea con su propia frecuencia, y usa un promedio de unas 4.33 semanas por mes para que tu precio mensual sea exacto.
6. Suma insumos y equipo
- Consumibles: toallas de papel, papel de baño, jabón, bolsas. Decide si los pones tú o el cliente. Si los pones tú, cotízalos aparte o con un monto claro, porque el consumo cambia.
- Químicos de limpieza: normalmente van incluidos en tu precio.
- Equipo: aspiradoras, sistemas de trapeado, máquinas para pisos. Reparte su costo entre las cuentas que los usan.
7. Calcula el costo de mano de obra y el margen
Tu costo real por hora es más que el sueldo. Suma impuestos de nómina, compensación laboral, seguro, tiempo pagado y cualquier prestación: a esto se le llama carga laboral. Luego suma los gastos fijos, como vehículos, software, oficina y supervisión. Habla con tu contador sobre qué debe entrar en tu carga laboral.
Ejemplo solo para ilustrar: con 4.5 horas por visita y 5 visitas a la semana, son unas 97 horas al mes. Si tu costo de mano de obra con carga es de $24 por hora, la mano de obra sale en unos $2,330. Suma $150 de insumos y $250 de gastos fijos y tienes $2,730 de costo. Si quieres un margen de 25% sobre el precio, divide el costo entre 0.75: un precio mensual de unos $3,640. Cambia cada número por los tuyos.
Ojo: margen y sobreprecio no son lo mismo. Un sobreprecio de 25% sobre el costo deja menos ganancia que un margen de 25% sobre el precio. Ten claro cuál estás usando.
8. Escribe la propuesta
Una buena propuesta es clara, corta y específica. Incluye:
- Un resumen corto de lo que escuchaste en el recorrido y cómo lo vas a resolver.
- El alcance del trabajo, área por área, con la frecuencia de cada tarea.
- El horario de limpieza: días y horas.
- El precio mensual, qué incluye y qué se cobra aparte.
- Cómo revisas la calidad, por ejemplo con inspecciones regulares y una persona de contacto.
- Tu seguro y fianza, y referencias si las tienes.
- Una fecha de inicio y una forma fácil de aceptar.
La Suite Comercial de Sweepivo ($89 al mes adicionales a cualquier plan) se encarga de las propuestas después del recorrido, la firma electrónica, los contratos, las inspecciones y las facturas a plazo, así que la propuesta que armas en el edificio se convierte en un contrato firmado y en visitas recurrentes en un solo lugar. Más detalles en software para limpieza comercial.
9. Define los términos del contrato
El contrato protege a las dos partes. Términos comunes:
- Plazo y renovación: cuánto dura el acuerdo y si se renueva solo.
- Terminación: con cuánto aviso puede terminarlo cada parte.
- Pagos: cuándo se factura, la fecha límite (por ejemplo, a 30 días) y los recargos por pago tarde.
- Cambios de precio: cómo y cuándo puedes ajustar el precio, por ejemplo cada año o cuando cambia el alcance.
- Cambios de alcance: cómo se pide y se cobra el trabajo extra.
- Acceso y seguridad: manejo de llaves, códigos de alarma y quién es responsable.
- Responsabilidad y seguro: qué cubre cada parte.
Pide a un abogado que revise tu plantilla de contrato una vez, y otra vez si la cambias mucho. Las reglas cambian según el estado.
10. Da seguimiento y aprende de cada propuesta
Da seguimiento unos días después de mandar la propuesta. Ganes o pierdas, pide su opinión. Cuando empieces una cuenta, toma el tiempo del trabajo real las primeras semanas y compáralo con tu cálculo. Ajusta tus tasas de producción para que la siguiente propuesta sea más exacta.
Preguntas
¿Qué es una tasa de producción en limpieza comercial?
Es cuántos pies cuadrados limpia un limpiador en una hora en cierto tipo de espacio. Divides los pies cuadrados de un área entre la tasa para calcular las horas de trabajo. Las tasas cambian según el edificio, así que prueba y ajusta las tuyas.
¿Cobro la limpieza comercial por hora o por mes?
La mayoría de las cuentas comerciales se cobran con un precio fijo mensual basado en las horas calculadas, los insumos, los gastos fijos y el margen. El trabajo fuera del alcance se suele cotizar aparte.
¿Necesito un contrato para limpieza comercial?
Es muy recomendable. Debe cubrir el alcance, el horario, los pagos, el aviso para terminarlo y la responsabilidad. Pide a un abogado que revise tu plantilla, porque las reglas cambian según el estado.
¿Sweepivo me ayuda a cotizar?
Sí, con la Suite Comercial ($89 al mes adicionales): armas la propuesta área por área durante el recorrido, el cliente la firma en línea y después programas las visitas, las inspecciones y las facturas.
Pruébalo
Todos los planes tienen 30 días de prueba gratis, sin tarjeta, y toda la app funciona en español. Configura tus servicios y precios, comparte tu enlace de reservas y ve si te funciona.
Empieza tu prueba gratis de 30 días¿Prefieres verlo primero? Agenda una llamada de demostración (en inglés) y te lo mostramos.